Escolher o sistema de gestão empresarial (Enterprise Resource Planning – ERP) é uma decisão importante. Em geral, podemos dizer que a solução ERP é a espinha dorsal dos negócios -, e fazer a escolha certa pode significar a diferença entre superar a concorrência ou se tornar obsoleto. Portanto, é imperativo fazer as perguntas certas para ter a avaliação adequada.
Seguem abaixo 10 perguntas básicas que, se respondidas cuidadosamente, podem contribuir para você fazer a melhor escolha. Para ajudar, também são apresentas algumas considerações que precisam ser levadas em conta ao responder cada questão.
1. O sistema ERP se adéqua à maneira como a empresa trabalha ou será necessário alterar processos? Considerações: Tenha em mente os processos básicos de negócios com que a nova solução ERP deverá trabalhar: Contabilidade, Finanças, Manufatura, Cadeia de Suprimentos, Gestão de Projetos, CRM, Business intelligence & Relatórios, Recursos Humanos & Folha de Pagamento. As soluções ERP disponíveis atualmente cobrem essas áreas funcionais de diferentes formas e em diferentes graus. Certifique-se de que o sistema ERP que você escolher necessita de muito pouca personalização para se alinhar aos processos de negócios, particularmente os de missão crítica. Não se contente com soluções que o obrigue a alterar a forma como sua empresa trabalha para caber dentro de seus próprios parâmetros. E avalie o porte de clientes que cada fornecedor atende. Alguns afirmam que suas soluções são ideais para pequenas e médias empresas, mas um olhar mais aprofundado sobre sua base de clientes sugere que sucesso desse fornecedor depende de grandes companhias. Pense no que isso pode querer dizer sobre o compromisso dele de longo prazo com seus negócios.
2. A solução oferece a flexibilidade para ser implantada localmente e na nuvem ou em ambientes combinados? Considerações: Dependendo das demandas de negócios atuais e futuras, os dois modelos de implantação oferecem vantagens. A computação em nuvem merece atenção porque oferece muitas possíveis vantagens, entre eles menor custo inicial e menos tempo para colher benefícios; poucos requisitos de hardware; gerenciamento mais simples; capacidade de se adaptar a diferentes cargas de cargas ou crescimento rápido. Por outro lado, manter um sistema ERP localmente também tem suas próprias vantagens, como melhor integração com outros sistemas de negócios; maior flexibilidade para personalização e controle sobre os dados.
Resumo: o que é melhor para outras empresas pode não ser o melhor para seus negócios. Portanto, se você decidir que a nuvem é ideal para sua solução ERP, avalie cuidadosamente os prós e os contras dos modelos de hospedagem público e privado – investigue os provedores em termos de estabilidade, oferta de serviços, SLAs (contratos de nível de serviço), histórico, reputação de atendimento ao cliente, entre outros elementos. Em outras palavras, não deixe que apenas o lado financeiro conduza a tomada de decisão.
3. Qual modelo de implementação é o melhor para os negócios? Considerações: Quando se pensa em soluções ERP na nuvem, podemos ver diferenças entre os modelos público e privado. As nuvens públicas são mais interessantes do ponto de vista de custos iniciais, mas as nuvens privadas, em geral, oferecem mais segurança, flexibilidade de personalização e possivelmente menor custo total de propriedade ao longo do tempo. Combinar os pontos fortes de cada modelo para criar a melhor solução ERP para os negócios é onde entra o modelo híbrido. Veja o que diferentes modelos de implantação podem garantir para diferentes requisitos.
- Recuperação de desastres, tempo de atividade e backup de dados: se seu ambiente competitivo não permite erros, você provavelmente vai ter mais benefícios com uma implementação local ou uma solução de nuvem privada para dados de missão crítica.
- Controle de dados: implantações locais de ERP garantem mais controle, mas também podem ser caras. Não exclua as soluções baseadas na nuvem pelo fato de estar preocupado com controle dos dados; apenas se certifique de escolher um provedor que ofereça o controle de que você precisa. Por exemplo, entre outros pontos, discuta com ele se os dados seriam removidos da nuvem caso decidir mudar para uma solução local.
- Considerações financeiras: o modelo escolhido certamente trará implicações financeiras – curto versus longo prazo, custo fixo versus variável, relacionadas à despesa versos relacionadas a capital. É importante manter isso em mente ao escolher a solução adequada para os negócios. Soluções na nuvem apresentam custos iniciais e despesas de capital mais baixos e a oportunidade de mover os custos fixos para a categoria variável. Já a implantação local pode levar a um custo total de operação maior, especialmente nos primeiros anos, mas garante níveis mais elevados de segurança, controle de dados e outras medidas. A chave é negociar cuidadosamente com os fornecedores de soluções na nuvem. Tente conseguir a maior parte ou a totalidade dos "pontos fortes de uma implementação local" que são importantes para os negócios, por menos do que custaria um sistema local.
4. Como a solução se integrará com outras aplicações de negócios? Considerações: Muitas empresas precisam integrar a nova solução ERP com outro software de negócios para, por exemplo, ser capaz de processar a folha de pagamento ou transações de comércio eletrônico. Então, não se esqueça de avaliar quanto trabalho da área de TI e quais serão os custos para que outros sistemas de missão crítica trabalhem corretamente com a nova solução ERP. A escolha correta é aquela que oferece flexibilidade e facilidade de integração com outros aplicativos ou fontes de dados. Alguns fornecedores de ERP podem sugerir que a maneira de a complexidade da integração e os custos é simplificar os processos que deseja integrar. Tenha cuidado aqui. A simplificação pode ajudar em um ponto, mas os processos podem não atender às necessidades dos negócios ao final do dia.
5. A solução ERP vai ajudar a maximizar os benefícios em relação a outras tecnologias? Considerações: É preciso levar em conta que se a solução ERP for baseada na mesma plataforma usada pela empresa, a integração provavelmente será mais simples e o tempo para colher os benefícios será encurtado. Em resumo, escolher uma solução ERP que funciona com as plataformas e as ferramentas de produtividade já adotadas pela empresa vai gerar um novo nível de valor para todos eles. Em outras palavras, o todo será maior que a soma das partes.
6. A solução oferece um modelo de custo previsível? Considerações: Ao comparar soluções de ERP diferentes, é necessário compreender e avaliar inteiramente a previsibilidade dos custos de cada opção, sobretudo nos anos futuros. A solução que oferece o menor custo agora pode se mostrar a escolha certa, mas e se surgirem novas necessidades ou se os negócios crescerem rapidamente? É possível prever com precisão o impacto dessas mudanças nos custos do ERP? O resultado será aceitável?
Muitas soluções do tipo SaaS (Software-como-serviço) ou baseadas na nuvem oferecem maior previsibilidade de custos do que as locais devido à flexibilidade de licenciamento e as taxas de assinatura com base no uso. Se você negociar com cuidado, poderá garantir que as atualizações, correções de software, contratos de níveis de serviços e alta disponibilidade sejam incluídos na assinatura, garantindo maior previsibilidade. Apenas atente para os descontos no primeiro ano que podem desaparecer posteriormente, especialmente com os fornecedores de nuvem pública que controlam seus dados.
Soluções na nuvem também podem crescer rapidamente, ajudando a evitar despesas com hardware equipes quando a demanda crescer inesperadamente.
7. Quão estável é o fornecedor e como ele atende clientes como sua empresa? Considerações: A nova solução ERP terá potencial para uma vida longa e produtiva de trabalho. E o que acontecerá se o fornecedor abandonar o segmento ou for adquirido por outra empresa? Muita coisa pode mudar. Onde você terá conseguirá suporte? Quem irá ajudá-lo para integrar novas aplicações de negócios? Você será capaz de atualizar o sistema ERP ou ficará confinado a tecnologias cada vez mais ultrapassadas sem suporte? Pior ainda, e se o novo proprietário deixar de investir no produto?
Também é importante entender como sua empresa se encaixa no perfil de cliente de cada fornecedor. O setor de atuação e o porte da sua empresa são parte importante dos negócios do fornecedor? Se o fornecedor tem um histórico de atender empresas como a sua, vai entender como funciona seu negócio e poderão atender às suas necessidades com eficiência.
8. Que roteiro de evolução e investimentos de P&D o fornecedor tem previstos para os sistemas ERP? Considerações: Fornecedores que operam sem uma visão tecnológica e um roteiro de evolução documentado podem ser considerados estáveis hoje, mas correm o risco permanente de serem superados no futuro. Escolher uma solução ERP de um fornecedor preso ao passado ou apenas ao presente pode também comprometer o futuro da sua empresa. Certifique-se de que a implementação de ERP escolhida será capaz de crescer e se adaptar às mudanças nos seus negócios, mas também às mudanças no cenário global tecnológico e de negócios. Procure um fornecedor com um histórico de versões consistentes e os avanços tecnológicos.
9. Como são avaliados os serviços pós-venda do fornecedor? Considerações: Os serviços pós-venda são fundamentais para o êxito da implementação de um sistema ERP. Também são essenciais para ajudá-lo a obter o máximo dos investimentos em ERP ao longo do tempo. Novas regras fiscais vão surgir. Você pode expandir sua linha de negócios ou criar mais filiais. Como a solução ERP é a base dos negócios, é importante escolher um fornecedor que não só ofereça os recursos necessários agora, mas que também ofereça serviços e suporte após a venda.
Pergunte aos fornecedores de soluções ERP sobre o escopo e os custos dos planos de suporte, bem como referências dentro da base de clientes. Além disso, questione sobre a taxa de rotatividade de clientes: eles estão perdendo clientes mais rapidamente do que ganhando? Clientes infelizes abandonam fornecedores que são acessíveis e ágeis antes da venda, mas que se tornam difíceis de localizar e trabalhar depois que o contrato é assinado.
10. A solução ERP apoiará suas aspirações de crescimento? Considerações: Se você está buscando um novo sistema de gestão de negócios, provavelmente a solução atual não é mais capaz de atender às suas necessidades. Pode realizar o trabalho básico, mas não de maneira eficiente ou econômica. Pode estar também criando barreiras para o crescimento: baixo desempenho ou limitações de transações ou. Ou talvez prejudicando a capacidade de tomar decisões de negócios sólidas e rápidas. Então, o novo ERP deve ajudar seus negócios crescerem de três maneiras importantes: adaptar-se às mudanças nas demandas; economizar tempo e dinheiro; permitir que sua empresa se concentre nos negócios e não nas operações de TI.
